Archives mensuelles : mars 2016

Astuce ALLOR n°12 : buller c’est travailler ! Dessinez votre semaine idéale !

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Le plaisir de travailler est votre principal moteur ? Vous avez le sentiment de subir vos semaines ?

Et si vous « dessiniez » votre semaine idéale ? Exercice à faire sur le mode « spontané » et « grosso-modo », en 5 minutes chrono.

Concrètement : 

  • Dessinez une semaine vierge (colonne lundi, mardi…vendredi) sur une page blanche (papier, agenda, word, excel…à vous de choisir !), puis notez :
  • A quelle heure idéalement vous souhaitez commencer votre travail chaque jour. (inscrire temps « piscine », « petit-déj réseau » etc. )
  • Idem pour le soir. (avec temps « soirée cinéma », « diner associatif » etc.)
  • Idem pour les déjeuners. (ex : sandwich rapide les mardis pour partir tôt, dej. équipe les vendredis, etc.)
  • Placez dans votre semaine des « bulles » en fonction de vos responsabilités. Ex : lundi 9-12h « stratégie», mercredi 8-11h « budget », jeudi 10-13h « prospection » etc.
  • Prévoyez suffisamment de bulles « vides » pour laisser de la place à votre créativité, à l’imprévu, à des temps de travail « sans pression »…

 

  • Bien sûr, aucune semaine n’est exactement celle prévue. A vous de vous approcher de votre idéal à chaque fois que c’est possible (ex : traitez vos dossiers et placez vos rdvs dans les bulles correspondantes, n’omettez pas vos bulles « innovation », « stratégie », accordez-vous vos bulles loisirs,…) et n’hésitez pas à déplacer vos bulles J

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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© ALLOR, 2016

Astuce ALLOR n°11 : faites confiance « a priori », vous gagnerez du temps !

 

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous vous sentez débordé ? Vous savez le monde de l’entreprise exigeant et vous avez appris à jouer la carte de la prudence ?

Essayez celle de la confiance a priori !

Concrètement :

  • Un prestataire vous fait une offre intéressante : faites confiance, testez d’emblée sa solution. Inutile de perdre du temps à en solliciter d’autres ; vous le ferez si la solution ne vous convainc pas.
  • Vous avez un dossier important à finir et une réunion importante va commencer : faites confiance, confiez votre objectif pour la réunion à un membre de votre équipe et laissez le y aller. (+ : votre « managé » appréciera votre confiance et se sentira valorisé.)
  • Un collègue vous soumet une idée intéressante : faites confiance, laissez le avancer et validez le projet travaillé. (+ : c’est plus motivant pour votre collègue.)

 

Bien sûr, à vous de décider a posteriori de retirer votre confiance chaque fois que cela est justifié. Vous gagnerez beaucoup de temps et d’énergie à d’abord faire confiance.

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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Astuce ALLOR n°10 : moins j’en envoie ; moins j’en reçois ! (mails)

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous recevez une centaine de mails par jour ? Cela représente plus 2h de votre journée, soit environ 2 mois par an !!!

Limitez au maximum le nombre de mails que vous envoyez = moins de mails reçus en retour + moins de temps de rédaction ! Ne gaspillez pas vos forces !

Concrètement :

  • Plusieurs mails d’une même personne : sollicitez un échange pour y répondre, autour d’un café, d’un déjeuner, par téléphone… Les demandes sont récurrentes ? Prévoyez un court échange hebdomadaire.
  • Un sujet compliqué : plus de 3 mails sur ce sujet, arrêtez la chaine. Comme pour le point précédent, trouvez un autre moyen de communication.
  • Merci : remplacez les mails « merci » par une phrase attentionnée au début de chaque réunion d’équipe.
  • Liste de destinataires : modérez le « répondre à tous ». Sélectionnez les destinataires vraiment utiles.
  • Mails « parapluie » : est-ce vraiment nécessaire par grand beau temps ?

Pensez à vos dernières longues vacances : le plus souvent, au bout de quelques jours, le volume de mails diminue… Alors, agissez dès que possible pour maîtriser le flux, ne serait-ce que 10% de celui-ci, l’impact est grand !

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Astuce ALLOR n°9 : donnez votre destination en objet ! (mail)

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent.

Trop de mails reçus et envoyés ? Simplifiez-les ! Allez droit au but !

Avant d’écrire un mail, prenez 10 secondes pour clarifier votre objectif. Exprimez-le clairement dans l’objet du mail.

 Exemples : Objet mail = objectif

  • Objet = pour validation : budget 2017, point auj. 14h.
  • Objet = confirmation rdv du 10/03, 11h, salle Phénix.
  • Objet = besoin doc. « Analyse Xce » pour demain mardi, 13h.

Vous pourrez ensuite facilement commencer votre mail par l’expression simple de votre objectif (dès la 1ère phrase !). Vous verrez, vos mails seront ainsi plus courts.

Les bénéfices ? triple !

Double effet « gain de temps » :

  • pour vous : vous écrirez plus vite vos mails.
  • Pour le(s) destinataire(s) : il comprendra votre demande dès la lecture de l’objet du mail, avant même de l’ouvrir.

Augmentation du taux de réponse à vos demandes :

  • les taux d’ouverture de votre mail et de réponse seront augmentés. Car vos interlocuteurs reçoivent probablement, comme vous, beaucoup de mails et n’ont peut-être pas toujours le temps de les ouvrir. De voir la demande explicitée clairement dans l’objet – avec si nécessaire les précisions de date – exprimées, les incitera à vous répondre.

 

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© ALLOR, 2016

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Shotbymehdi, cf.Instagram

Leïla Céline Ramdani