Astuce ALLOR n°10 : moins j’en envoie ; moins j’en reçois ! (mails)

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous recevez une centaine de mails par jour ? Cela représente plus 2h de votre journée, soit environ 2 mois par an !!!

Limitez au maximum le nombre de mails que vous envoyez = moins de mails reçus en retour + moins de temps de rédaction ! Ne gaspillez pas vos forces !

Concrètement :

  • Plusieurs mails d’une même personne : sollicitez un échange pour y répondre, autour d’un café, d’un déjeuner, par téléphone… Les demandes sont récurrentes ? Prévoyez un court échange hebdomadaire.
  • Un sujet compliqué : plus de 3 mails sur ce sujet, arrêtez la chaine. Comme pour le point précédent, trouvez un autre moyen de communication.
  • Merci : remplacez les mails « merci » par une phrase attentionnée au début de chaque réunion d’équipe.
  • Liste de destinataires : modérez le « répondre à tous ». Sélectionnez les destinataires vraiment utiles.
  • Mails « parapluie » : est-ce vraiment nécessaire par grand beau temps ?

Pensez à vos dernières longues vacances : le plus souvent, au bout de quelques jours, le volume de mails diminue… Alors, agissez dès que possible pour maîtriser le flux, ne serait-ce que 10% de celui-ci, l’impact est grand !

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

© ALLOR, 2016


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