Archives pour la catégorie Astuces ALLOR

Astuce ALLOR n°7 : deux minutes maintenant pour un retour de vacances réussi !

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent.

Vous prévoyez une pause sur les pistes ou sous les tropiques ? Bravo !

A votre retour, vous savez qu’il vous faudra vous remettre à flot très vite. (répondre aux nouvelles demandes, à tous les emails, aller voir votre équipe, etc.)

Bloquez dès maintenant une plage horaire directement dans votre agenda « je gère mon retour ». Vous avez réussi à bloquer plusieurs jours de vacances, vous réussirez à bloquer quelques heures au retour !

 Ex : vous rentrez un lundi matin, vous bloquez votre matinée. Vous ne pouvez pas car vous êtes en réunion ? Bloquez l’après-midi, ou le lendemain matin ou quelques heures seulement.

Faites comme vous pouvez, mais prévoyez ce temps dont vous savez avoir besoin.

Bénéfice complémentaire : vous ne passerez pas votre fin de vacances à stresser et à traiter tous vos mails car vous saurez que vous aurez du temps à votre retour pour le faire.

Avec un peu de pratique, vous penserez spontanément à bloquer cette plage « je gère mon retour » en même temps que vous posez vos vacances et vous ferez la même chose avec une plage « je prépare mon départ ».

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

Droit d’auteur ® : La présente astuce et les éléments qui la composent sont la propriété intellectuelle exclusive d’ALLOR et sont protégés par les droits d’auteur.

shotbymehdi_1440940467_hdPhoto : Shotbymehdi cf.Instagram

Astuce ALLOR n°6 : « to-do-list », passez du flocon à la 3e étoile !

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Prêt ? Partez !

Niveau flocon 

  • Listez tout ce que vous pensez devoir faire aujourd’hui. Cela rassure et libère de l’espace « cerveau ».

Niveau 1ère étoile 

  • Ajoutez pour chaque tâche sa durée approximative. C’est l’étape clé !

Niveau 2e étoile 

  • Calculez le temps total nécessaire pour réaliser toutes les tâches du jour de votre « to-do-list ».
  • Comptez le temps dont vous disposez aujourd’hui (soustrayez vos temps de réunions, rdv clients…).
  • Décidez des choix à opérer pour que « tout rentre ». Ex : reporter une tâche, la confier à un collègue, diminuer le temps à y consacrer etc.

Niveau 3e étoile

  • Attribuez à chaque tâche, en plus de sa durée, une plage horaire.

NB : pour aller jusqu’au niveau flèche d’or – au-delà de la « to-do-list » – suivez les astuces ALLOR.  

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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Droit d’auteur ® : La présente astuce et les éléments qui la composent sont la propriété intellectuelle exclusive d’ALLOR et sont protégés par les droits d’auteur.

Astuce ALLOR n°5 : visez le double effet 15 (réunion)

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Vous courrez d’une réunion à l’autre toute la journée ? Alors ? Essayez le double effet 15 :

Faites commencer vos réunions à 15 (et non plus à pile)

Ex : 11h15 (et non 11h00), 14h15 (et non 14h00) etc. 

 

  1. Vous augmenterez la ponctualité des participants.

Parce que 14h00 par exemple, souvent c’est perçu comme 14h, c’est à dire « vers deux heures… ». En ajoutant « 15 », il y a un effet de précision. Or plus votre demande est précise, plus vous augmentez les chances que les réponses (ici la ponctualité) le soient aussi.

 

  1. Vous gagnerez 15 minutes par réunion.

NB : si vous vous efforcez de conserver l’heure de fin de réunion habituelle.

L’idée ne plus perdre les 15 minutes de démarrage à attendre tout le monde, mais entrer directement dans le vif du sujet quitte à prévoir un moment « détente café avec tous les participants » à la fin.

 

Si vous avez environ 2 réunions par jour, cette astuce vous permettra de gagner l’équivalent de 15 jours par an… 4 réunions par jour, cela représente un mois par an !

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-) 

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Astuce ALLOR n°4 : Passez en mode « versioning ».

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Trop de choses à faire ? Vous ne voyez pas comment tout boucler ? Et si vous passiez en mode « versioning » ?

Pour chaque dossier à traiter :

  1. Décidez du temps à y consacrer (souvenez-vous de l’astuce n°3) avant de commencer, en fonction de votre objectif.

NB : cela peut être 10 minutes comme une journée.

  1. Finalisez une version 1 dans ce temps imparti.

NB : souvenez-vous quand pour un examen vous deviez rendre votre copie au bout de 2h par exemple ; il fallait en faire le maximum en un temps limité.

  1. Choisissez sur la base de votre travail – désormais avancé – la suite :
  • Décidez de garder la V1 en l’état, si elle est suffisante pour votre objectif.

NB : inutile de chercher un haut niveau de perfection pour un dossier à faible valeur ajoutée, si 10 autres dossiers vous attendent…

  • Le résultat de la V1 ne vous satisfait pas ? Alors ? Prévoyez un autre temps pour passer à la V2.

NB : Pensez au « versioning » de l’Iphone !

 

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Astuce ALLOR n°3 – Pilotez votre journée

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Vous vous sentez débordé ? Essayez cela en arrivant au bureau le matin avant de faire quoique ce soit d’autre (sauf de chercher un café :-))

  1. Notez (post-it, note Iphone, page blanche…) l’action que vous voulez absolument avoir terminée ce soir. (une seule action, celle qui surgit avant même d’avoir lu vos mails ou consulté votre agenda !). Ex : terminer le budget, version 1.
  2. Puis inscrivez à côté le temps qu’il vous faut pour la terminer. Ex : 2h.
  3. Enfin, CHOISISSEZ à quel moment de la journée vous allez prendre ce temps nécessaire. Ex : 11h-13h

Le soir, vivez la satisfaction d’avoir réalisé ce que vous souhaitiez en fonction de vos objectifs, de votre valeur ajoutée.

Avec un peu d’entrainement, vous pourrez piloter toutes vos actions ainsi, et ne plus laisser les injonctions (mails par ex.) s’en charger.

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Écrire

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Astuce ALLOR n°2 – Ne plus classer ses mails ?

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Créez un dossier « 2015 & archives ». Mettez-y TOUS vos dossiers et mails traités.

Pour 2016, vous pouvez de ne plus les classer du tout ! Souvenez-vous (astuce n°1) votre cerveau et les moteurs de recherche sont bien faits.

Vous pouvez laisser vos mails dans votre boite de réception et prévoir une règle automatique de bascule dans un dossier « 2016 ». (Ex. : tous les mails lus sans drapeau).

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Astuce ALLOR N°1 : rangez vite (= ne classez plus).

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent !

Votre « bureau d’ordi » est encombré ? Créez un dossier « 2015 », basculez-y tout et repartez à neuf en 2016 !

Pourquoi perdre du temps à classer ? Votre cerveau est bien fait (les moteurs de recherche aussi) ; vous retrouvez vos dossiers !

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

 

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