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Comment faire vite une bonne présentation ? Astuce ALLOR n°17

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Êtes-vous déjà tombé dans le piège chronophage des « slides » ? Savez-vous combien d’heures par an vous passez à préparer vos présentations power-point (ou Prezi…) ?

Et si vous alliez à l’essentiel ?

La clé ? Se poser les bonnes questions AVANT même de se lancer ! Vous verrez, vous irez beaucoup plus vite dans la préparation et vous multiplierez les chances d’atteindre votre objectif. De plus, votre auditoire (aussi débordé que vous) appréciera de « gagner » du temps grâce à votre efficacité.

Concrètement :

  1. Avant même de commencer à écrire le premier mot de votre présentation, visualisez le résultat : « vous serez satisfait de votre exposé si… ». A vous d’imaginer la suite. Ex : Je serai satisfait si mon auditoire me donne son « feu vert » pour réaliser mon investissement.
  2. Puis résumez maintenant en une phrase votre objectif Ex. : convaincre mon auditoire de la nécessité de l’investissement.
  3. Efforcez-vous ensuite de résumer votre objectif en UN SEUL MOT. Ex. : convaincre.
  4. Écrivez ce mot en grand sur un post-it (ou ailleurs) et ne le perdez pas de vue tout au long de votre préparation (puis de l’oral !).
  5. Lancez-vous en vous demandant pour chaque mot, chaque phrase, chaque « slide » si l’information sert directement votre objectif.
  6. En cas de doute, mettez l’information en annexe à la fin pour l’avoir « au cas où » mais ne perdez pas de temps sur la mise en page.

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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© ALLOR, 2016

Des déplacements ? Essayez la liste-valise ! Astuce ALLOR n°16 : 

Souvenons-nous en, c’est simple et évident !

Régulièrement, vous avez des déplacements ? A chaque fois, vous devez préparer votre valise et autre sac « d’affaires ». Si oublier son maillot de bain ne porte pas – beaucoup – à conséquence, s’agissant de son chargeur d’ordinateur ou de sa veste, c’est plus ennuyeux !

Et si vous essayez la liste-valise ?

Créez une fois pour toute la liste de toutes les affaires qui vous sont nécessaires en déplacement. A chaque nouveau départ, reprenez cette liste et faites votre valise en mode automatique. 1 : vous irez plus vite. 2 : vous ne risquerez plus d’oublier vos chaussettes, donc moins de stress !

Concrètement :

  • Listez tout ce qu’il vous faut par catégorie (sur excel, word, votre smarphone…).
    Ex. pour 3 jours : Habits jours : 3 chemises, 2 pantalons,… Habits soirée : 1 robe (ou 1 smoking),… Nuits : 1 tee-shirt, … Sport : basket, short,… Loisirs : 1 jeans,… Business : Ordi Portable, chargeur,… Toilettes : brosse à dent, dentifrice…
  • Le jour où vous devez préparer votre valise : reprenez cette liste (le cas échéant imprimée), suivez la et cocher la au fut et à mesure.

NB :

Vous pouvez dupliquer cette liste et l’adapter aux situations (liste déplacement 2 jours, liste déplacement 1 semaine, liste pour les pays chauds).

Vous pouvez aussi utiliser cette méthode pour vos vacances (1 liste pour la mer, une autre pour le ski, 1 pour vos enfants chez leurs grands-parents, etc).

Ainsi, inutile de vous tracasser à chaque fois. C’est aussi bien plus facile si vous devez déléguer la tâche « faire la valise » à un proche !

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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Astuce ALLOR n°15 : et si vous travailliez debout ?

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Enfant, vous aviez du mal à tenir assis et/ou vous adoriez réciter vos poésies debout ? Il vous arrive encore de téléphoner en faisant les 100 pas ?

Et si vous travailliez debout ?

Pour certaines actions, être debout permet d’être plus rapide et plus vif. (Sans compter les bénéfices santé que je ne vais pas développer ici). Accordez-vous des temps de travail de 15 minutes debout plusieurs fois par jour, seul et en équipe :

Concrètement :

  • Faites vos réunions courtes debout, (15’). Les participants n’auront pas le temps de s’affaler au fond de leur siège ; ils seront plus dans « l’action » et le concret. C’est idéal pour une prise de décision rapide par exemple.
  • Répondez à vos mails debout (15’). Pour traiter vos mails, installez-vous à une table haute (de plus en plus fréquente près des machines à café) et allez-y !
  • Réfléchissez debout, répétez vos présentations debout, résolvez un problème debout, etc.

NB : si vous êtes en bureau collectif, vous avez peut-être des jours de télétravail ? Essayez alors le mode debout. Sinon, lorsque vous rencontrez un problème, allez vous balader dans les couloirs (ou mieux les escaliers souvent très calmes) et revenez avec une solution :-) (cela marche aussi en courant pour les amateurs de footing !).

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas être débordé ? Partagez-les en commentaire ! A chacun sa façon de travailler :-)

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Astuce ALLOR n°14 : 10 petites minutes chaque jour pour de grands résultats (et le plaisir de la récompense) !

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Bientôt l’été, il vaut mieux faire 10 minutes d’abdos chaque jour que « d’oublier » d’en faire une heure tous les vendredis matins… Avec un tel rythme, vous méritez bien une bonne glace !

Vous avez des dossiers et tâches importantes qui trainent ? Cela vous fatigue rien que d’y penser ?

Choisissez 1 dossier/sujet (1 seul) et consacrez-y 10 minutes (pas plus) chaque jour.

De vous contraindre à un temps court vous permettra d’une part de vous lancer (10’ ça passe vite et c’est faisable), d’autre part d’être très efficace et… d’être satisfait !

  • Exemple 1 : + de prospection
    Chaque jour, appelez 1 nouveau prospect (pas plus). Il ne décroche pas ? Laissez un message et doublez d’un mail. L’action est lancée. (=20 nouveaux prospects contactés par mois).
  • Exemple 2 : Plus de temps équipes marquant
    Chaque jour, passez 10 minutes « conviviales » avec vos équipes. (Autour d’un café, à faire le tour des bureaux, à échanger avec un petit groupe etc.).
  • Autres exemples : avec l’administratif (10’/jour à gérer les factures), la stratégie long terme (10’/jour à noter toutes vos idées) etc.

L’important : bien faire ces 10 minutes (ou moins) chaque jour et vous féliciter :-)

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Astuce ALLOR n°1.4 : passez de la to-do-lit à la liste-pêche !

 C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous êtes débordé ? Votre « to-do-lit » déborde ? Vous êtes frustré de ne jamais en arriver à bout ?

Alors passez à la liste-pêche :

Concrètement :

  • Listez de tête tout ce que vous avez à faire.
  • Complétez votre liste avec tout ce que vous avez inscrit sur vos post-it, vos notes smarthphones, votre agenda etc.
  • Allez voir votre équipe et individuellement demandez à chacun de vous énoncer toutes les tâches qu’il aimerait vous déléguer. (délégation montante, c’est la grande mode).
  • Allez voir en fonction de votre périmètre tous vos interlocuteurs (commercial, IT, finance, juridique & Co. Et recueillez tous les projets sur lesquels chacun voudrait que vous contribuiez.

 

  • N’oubliez pas vos partenaires et prestataires.

 

  • Passez un appel de courtoisie à votre hiérarchie ou actionnaires, vous aurez de quoi joliment compléter votre liste.

 

  • Allez, encore un petit effort : terminez en appelant vos 3 plus gros clients, votre liste va s’enrichir.

 

Elle n’est pas belle votre liste-poisson ?

Joyeux poisson d’avril !!!

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Astuce ALLOR n°13 : Passez de la réunionnite à la réunion-pépite !

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous passez 60% de votre temps en réunion ? (= + de 6 mois par an !)

Alors passez à la réunion-pépite : 1 pépite par réunion à extraire en 30 minutes chrono.

Concrètement :

  • Un seul objectif par réunion-pépite : clarifiez en amont l’objectif de la réunion que vous voulez organiser.
  • Des invités en or : exclusivement ceux qui vont permettre d’atteindre l’objectif.
  • Une durée courte : 30 minutes la plus part du temps, c’est suffisant.

Exemple de réunion-pépite :

  • Organisateur : responsable Production d’une société de services.
  • Objectif : mettre en place 1 action concrète pour que les développements IT correspondent mieux aux attentes clients.
  • Invités : directeur IT et directeur commercial.
  • Durée : 30 minutes.
  • Pépite :
  • Instauration d’une validation systématique de la fiche résumé « cahier des charges » du chef de projets production par commercial et chef de projet IT, via signature du document. Immédiat.

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Astuce ALLOR n°12 : buller c’est travailler ! Dessinez votre semaine idéale !

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Le plaisir de travailler est votre principal moteur ? Vous avez le sentiment de subir vos semaines ?

Et si vous « dessiniez » votre semaine idéale ? Exercice à faire sur le mode « spontané » et « grosso-modo », en 5 minutes chrono.

Concrètement : 

  • Dessinez une semaine vierge (colonne lundi, mardi…vendredi) sur une page blanche (papier, agenda, word, excel…à vous de choisir !), puis notez :
  • A quelle heure idéalement vous souhaitez commencer votre travail chaque jour. (inscrire temps « piscine », « petit-déj réseau » etc. )
  • Idem pour le soir. (avec temps « soirée cinéma », « diner associatif » etc.)
  • Idem pour les déjeuners. (ex : sandwich rapide les mardis pour partir tôt, dej. équipe les vendredis, etc.)
  • Placez dans votre semaine des « bulles » en fonction de vos responsabilités. Ex : lundi 9-12h « stratégie», mercredi 8-11h « budget », jeudi 10-13h « prospection » etc.
  • Prévoyez suffisamment de bulles « vides » pour laisser de la place à votre créativité, à l’imprévu, à des temps de travail « sans pression »…

 

  • Bien sûr, aucune semaine n’est exactement celle prévue. A vous de vous approcher de votre idéal à chaque fois que c’est possible (ex : traitez vos dossiers et placez vos rdvs dans les bulles correspondantes, n’omettez pas vos bulles « innovation », « stratégie », accordez-vous vos bulles loisirs,…) et n’hésitez pas à déplacer vos bulles J

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Astuce ALLOR n°11 : faites confiance « a priori », vous gagnerez du temps !

 

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous vous sentez débordé ? Vous savez le monde de l’entreprise exigeant et vous avez appris à jouer la carte de la prudence ?

Essayez celle de la confiance a priori !

Concrètement :

  • Un prestataire vous fait une offre intéressante : faites confiance, testez d’emblée sa solution. Inutile de perdre du temps à en solliciter d’autres ; vous le ferez si la solution ne vous convainc pas.
  • Vous avez un dossier important à finir et une réunion importante va commencer : faites confiance, confiez votre objectif pour la réunion à un membre de votre équipe et laissez le y aller. (+ : votre « managé » appréciera votre confiance et se sentira valorisé.)
  • Un collègue vous soumet une idée intéressante : faites confiance, laissez le avancer et validez le projet travaillé. (+ : c’est plus motivant pour votre collègue.)

 

Bien sûr, à vous de décider a posteriori de retirer votre confiance chaque fois que cela est justifié. Vous gagnerez beaucoup de temps et d’énergie à d’abord faire confiance.

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Astuce ALLOR n°10 : moins j’en envoie ; moins j’en reçois ! (mails)

C’est simple et évident, souvenons-nous en !

Vous recevez une centaine de mails par jour ? Cela représente plus 2h de votre journée, soit environ 2 mois par an !!!

Limitez au maximum le nombre de mails que vous envoyez = moins de mails reçus en retour + moins de temps de rédaction ! Ne gaspillez pas vos forces !

Concrètement :

  • Plusieurs mails d’une même personne : sollicitez un échange pour y répondre, autour d’un café, d’un déjeuner, par téléphone… Les demandes sont récurrentes ? Prévoyez un court échange hebdomadaire.
  • Un sujet compliqué : plus de 3 mails sur ce sujet, arrêtez la chaine. Comme pour le point précédent, trouvez un autre moyen de communication.
  • Merci : remplacez les mails « merci » par une phrase attentionnée au début de chaque réunion d’équipe.
  • Liste de destinataires : modérez le « répondre à tous ». Sélectionnez les destinataires vraiment utiles.
  • Mails « parapluie » : est-ce vraiment nécessaire par grand beau temps ?

Pensez à vos dernières longues vacances : le plus souvent, au bout de quelques jours, le volume de mails diminue… Alors, agissez dès que possible pour maîtriser le flux, ne serait-ce que 10% de celui-ci, l’impact est grand !

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Astuce ALLOR n°9 : donnez votre destination en objet ! (mail)

C’est simple et évident mais on l’oublie souvent.

Trop de mails reçus et envoyés ? Simplifiez-les ! Allez droit au but !

Avant d’écrire un mail, prenez 10 secondes pour clarifier votre objectif. Exprimez-le clairement dans l’objet du mail.

 Exemples : Objet mail = objectif

  • Objet = pour validation : budget 2017, point auj. 14h.
  • Objet = confirmation rdv du 10/03, 11h, salle Phénix.
  • Objet = besoin doc. « Analyse Xce » pour demain mardi, 13h.

Vous pourrez ensuite facilement commencer votre mail par l’expression simple de votre objectif (dès la 1ère phrase !). Vous verrez, vos mails seront ainsi plus courts.

Les bénéfices ? triple !

Double effet « gain de temps » :

  • pour vous : vous écrirez plus vite vos mails.
  • Pour le(s) destinataire(s) : il comprendra votre demande dès la lecture de l’objet du mail, avant même de l’ouvrir.

Augmentation du taux de réponse à vos demandes :

  • les taux d’ouverture de votre mail et de réponse seront augmentés. Car vos interlocuteurs reçoivent probablement, comme vous, beaucoup de mails et n’ont peut-être pas toujours le temps de les ouvrir. De voir la demande explicitée clairement dans l’objet – avec si nécessaire les précisions de date – exprimées, les incitera à vous répondre.

 

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Shotbymehdi, cf.Instagram